Qué firmar con tu proveedor de IA antes de darle datos de tus clientes

Has contratado una herramienta de IA. Aceptaste unas condiciones que nadie leyó, tu equipo empezó a usarla, y dentro va documentación de tus clientes. Si mañana uno de ellos te pregunta quién trata su información y bajo qué contrato, la respuesta tiene que ser algo más sólido que el nombre de la aplicación.

Este artículo explica qué hay que tener firmado y qué hay que comprobar antes de que una herramienta de inteligencia artificial vea información que no es tuya.

Por qué el contrato con tu proveedor de IA no es papeleo

Cuando introduces datos de un cliente en una herramienta de terceros, no estás usando un programa: estás cediendo datos personales a otra empresa para que los trate por cuenta tuya. Esa cesión tiene un régimen jurídico, y no es nuevo ni tiene nada que ver con el AI Act. Lleva vigente desde 2018.

La diferencia con la IA es de escala y de silencio. Nadie sube una base de datos entera a un servidor ajeno sin pensárselo. Pero pegar el borrador de un contrato en una ventana de chat no se siente como una cesión de datos, aunque lo sea exactamente igual.

A eso se añade una segunda capa que en un despacho pesa más que la primera: el deber de confidencialidad y las cláusulas que has firmado con tus propios clientes. Puedes cumplir escrupulosamente el RGPD y estar incumpliendo un contrato de confidencialidad.

El encargo de tratamiento: el documento clave

El contrato de encargo de tratamiento es lo primero que hay que tener. Lo exige el artículo 28 del RGPD para cualquier proveedor que trate datos personales por cuenta tuya, y su ausencia no se salva con una mención en tu política de privacidad.

Tiene que fijar, como mínimo, el objeto y la duración del tratamiento, las categorías de datos y de interesados afectados, las obligaciones de confidencialidad y las medidas de seguridad, el régimen de subcontratación y qué ocurre con los datos cuando termina la relación.

La buena noticia es que los proveedores serios lo tienen publicado y accesible, normalmente como un anexo que se acepta desde el panel de administración. La mala es que en muchos casos solo está disponible en los planes de empresa, y la mayoría de los despachos están usando planes de consumo.

Comprobación práctica: si no encuentras el documento, no existe para ti. Un proveedor que no puede enseñarte su encargo de tratamiento en menos de cinco minutos no está preparado para tratar información de tus clientes.

Dónde se alojan los datos que trata tu proveedor de IA

Segunda pregunta, y la que más sorpresas da.

Muchos proveedores de IA tratan los datos en Estados Unidos. Algunos ofrecen residencia de datos en la Unión Europea, pero con frecuencia solo en determinados planes y a veces solo bajo petición expresa.

Cuidado con una confusión muy extendida: que el proveedor tenga una sociedad en Irlanda o en Países Bajos no significa que tus datos se queden en Europa. Son cosas distintas: una es dónde está constituida la empresa, otra dónde se procesa la información.

La transferencia internacional no está prohibida, pero exige garantías, y esas garantías tienen que estar documentadas. Es una pregunta con respuesta binaria que hay que hacer por escrito.

¿Usan tus datos para entrenar el modelo?

Esta es la pregunta que más preocupa y la que peor se explica, así que conviene precisarla.

Como regla práctica y a fecha de hoy: los planes gratuitos y de consumo tienden a usar el contenido de las conversaciones para mejorar el servicio salvo que se desactive expresamente, mientras que los planes empresariales suelen excluirlo por defecto y comprometerse contractualmente a ello.

Dos matices importantes. El primero es que desactivable no es lo mismo que desactivado: muchas herramientas permiten excluir el entrenamiento en los ajustes, pero vienen activadas de origen y nadie lo revisa. El segundo es que estas condiciones cambian con una frecuencia inusual en este sector, así que la respuesta que obtengas hoy tiene fecha de caducidad.

Por eso una revisión de proveedores no es un trabajo que se hace una vez. Es un trabajo que se hace y se repite.

Cuánto tiempo conserva tus datos el proveedor de IA

Tercera pregunta, la que casi nadie hace.

Aunque el proveedor no use tus datos para entrenar, normalmente los conserva un tiempo por razones de seguridad, abuso o soporte. Ese periodo varía mucho de una herramienta a otra y a veces es más largo de lo que uno supondría.

Lo relevante para ti son dos cosas: cuánto tiempo se conservan y si puedes solicitar su supresión anticipada. Si un cliente ejerce su derecho de supresión, tienes que poder trasladarlo aguas abajo.

Los subencargados: el eslabón invisible

Tu proveedor de IA no lo hace todo él. Se apoya en infraestructura de terceros, en servicios de moderación de contenido, en soporte técnico externalizado. Todos ellos son subencargados y todos pueden tocar lo que tú has introducido.

El encargo de tratamiento debe regular si el proveedor puede subcontratar, con qué autorización y con qué obligaciones. Los proveedores serios publican una lista de subencargados y se comprometen a avisar de los cambios con antelación.

Si esa lista no existe, la cadena se vuelve invisible a partir del primer eslabón. Y tú sigues siendo responsable de toda ella.

Cuenta gratuita, de pago o empresarial de IA

Conviene tener claras las tres categorías, porque la diferencia no es de funcionalidad.

Cuenta gratuita. Sin encargo de tratamiento en la mayoría de los casos, contenido usado para mejorar el servicio salvo desactivación, sin garantías de ubicación. Y un problema adicional que no es jurídico sino práctico: la cuenta es de la persona, no de la empresa. Cuando esa persona se va, se lleva el acceso y tú te quedas sin saber qué había dentro.

Cuenta de pago individual. Mejora la funcionalidad, pero no siempre cambia el régimen contractual. Pagar no equivale a tener encargo de tratamiento.

Plan empresarial. Es donde suelen aparecer el encargo de tratamiento, la exclusión de entrenamiento, las opciones de residencia de datos y la administración centralizada de cuentas.

La conclusión incómoda es que trabajar con datos de clientes en planes de consumo casi nunca es defendible, y que la diferencia de precio entre uno y otro suele ser irrelevante comparada con el riesgo.

Qué preguntar a tu proveedor de IA antes de firmar

Cinco preguntas, por escrito y guardando la respuesta:

¿Tenéis encargo de tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD y dónde puedo consultarlo? ¿En qué país se procesan y almacenan los datos que introduzco? ¿Se utiliza mi contenido para entrenar o mejorar vuestros modelos, y cómo se acredita lo contrario? ¿Cuánto tiempo se conserva y puedo solicitar supresión anticipada? ¿Qué subencargados intervienen y cómo se me notifican los cambios?

Guarda las respuestas con fecha. El valor no está solo en conocerlas: está en poder demostrar, dentro de dos años, qué te dijeron y cuándo.

Ninguna de estas comprobaciones es difícil. Lo difícil es hacerlas para todas las herramientas que ya están funcionando en tu organización, muchas de las cuales no sabes que existen.

Por eso este trabajo empieza siempre por el mismo sitio: saber qué se está usando. Sin ese inventario, revisar proveedores es revisar los que conoces, que suelen ser los menos problemáticos.

Preguntas frecuentes

Si introduces datos personales de terceros en la herramienta, sí. El RGPD exige un contrato de encargo de tratamiento con cualquier proveedor que trate datos personales por cuenta tuya. No es opcional ni depende del tamaño de tu empresa: depende de si hay datos personales de por medio, y en un despacho, una gestoría o una asesoría casi siempre los hay.

Es el contrato del artículo 28 del RGPD que regula la relación entre quien decide para qué se tratan los datos, el responsable, y quien los trata por cuenta de este, el encargado. Debe fijar el objeto y la duración del tratamiento, las categorías de datos e interesados, las obligaciones de confidencialidad y seguridad, el régimen de subencargados y qué ocurre con los datos al terminar el contrato.

Depende del plan contratado y de la configuración. Como regla práctica, los planes gratuitos y de consumo suelen usar las conversaciones para mejorar el servicio salvo que se desactive expresamente, mientras que los planes empresariales suelen excluirlo por defecto. Pero las condiciones cambian con frecuencia, así que lo que valga hoy hay que comprobarlo por escrito y volver a mirarlo periódicamente.

Muchos proveedores tratan los datos en Estados Unidos, y algunos ofrecen residencia de datos en la Unión Europea solo en planes empresariales. Que el proveedor tenga una filial europea no significa que tus datos se queden en Europa. Es una pregunta concreta que hay que hacer y cuya respuesta conviene tener por escrito, no deducida de la página de marketing.

Es la opción con más riesgo. Los planes gratuitos suelen carecer de encargo de tratamiento firmado, tienden a usar el contenido para mejorar el servicio y no ofrecen garantías de ubicación ni de retención. A eso se añade un problema práctico: la cuenta pertenece a la persona, no a la organización, y se marcha con ella cuando cambia de trabajo.

Son los terceros que tu proveedor contrata a su vez para prestar el servicio: infraestructura en la nube, servicios de moderación, soporte técnico. El encargo de tratamiento debe regular si el proveedor puede subcontratar, con qué autorización y con qué obligaciones. Sin ese control, tus datos pueden acabar en manos que nunca has valorado.

Que no es un proveedor viable para trabajar con datos personales de tus clientes. No es una posición negociable: la obligación de contar con ese contrato es tuya como responsable del tratamiento, y su ausencia no se cubre con buena voluntad ni con una cláusula en tu política de privacidad.

Al menos una vez al año, y siempre que el proveedor comunique un cambio de condiciones o lances un plan nuevo. Este mercado cambia sus términos con una frecuencia inusual, y lo que era cierto cuando contrataste puede haber dejado de serlo sin que nadie te avise de forma destacada.

Más sobre el servicio: gobernanza de IA y política de uso para despachos.